Часто случаются такие ситуации, когда работник ушел в отпуск в одном месяце, а вернулся в другом, и таким образом возник переходящий отпуск. Как отразить правильно затраты на отпуск и когда перечислить НДФЛ и страховые взносы?
Как отразить расходы по переходящим отпускам в налоговом учете?
Работник получает отпускные, и эта сумма учитывается в расходах на оплату труда (подп. 7 ст.255 НК РФ). Если работник находится в отпуске в разных месяцах, давайте разберемся, к какому периоду отнести данные затраты (если формирование резерва на отпуск не предполагается).
Компании, применяющие кассовый метод учета, и «упрощенцы», учитывают все расходы в момент оплаты. По закону отпускные выдаются работнику не позднее 3 дней до момента начала отдыха. Следовательно, если работник ушел в отпуск в сентябре, а пришел в октябре, он получает отпускные в сентябре. И компании обязаны учесть выплаты на отпуск в затратах за сентябрь.
Как быть, если компания применяет метод начисления? Поделить ли расходы или нет?На этот случай существует две точки зрения.
В одном случае, отпускные учитываются так же, как и при кассовом методе, а именно, в момент выплаты в полном объеме. Это подтверждается п.4 ст. 272 НК РФ, где указывается, что расходы на оплату труда признаются ежемесячно согласно начисленных сумм. И поскольку отпускные начислены в сентябре, то и для налогового учета их следует отразить в сентябре в полном объеме.
Во другом случае, отпускные необходимо распределить по тем периодам, за которые они начислены. Если отпуск начинается в сентябре и заканчивается в октябре, то часть отпуска, приходящегося на сентябрь, нужно учесть в затратах в сентябре, а приходящуюся на октябрь – в октябре (письмо Минфина № 07-02-06/107от 14.05.11). Существует арбитражная практика, в которой суды придерживаются такой же точки зрения (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.10.11 № 07АП-8099/11). Такой подход, скорее всего, является более правильным, так как отражает деятельность в реальном времени.
Как отразить расходы на отпуск в бухгалтерском учете?
С 2011 года компании обязаны формировать резерв предстоящих расходов по отпускам (кроме малых предприятий). Это вытекает из ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». В резерв включаются суммы, которые еще не начислены, но подлежат начислению в текущем году. Причем начисление резерва отражается проводкой
Д-т 20, 21, 26, 44 К-т 96
При наступлении времени отдыха, фактический размер отпускных списывается в дебет сч.96. Более подробно о формировании резерва и проводках можно .
Поскольку расчеты переходящих отпусков несколько отличаются в бухгалтерском и налоговом учете, то у компании возникают временные разницы и отложенные налоговые активы. Рассмотрим данную ситуацию на примере.
Пример 1.
Инна Корикова работает в ООО «Альтаир». Эта фирма для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления.
Для целей налогового учета отпускные учитываются в затратах того месяца, на который приходится отпуск.
Для целей бухгалтерского учета фирма формирует резерв предстоящих расходов на отпуск в разрезе каждого работника. Начисления в резерв Кориковой ежемесячно составляет 4 000 руб.
Ежемесячно в течение года бухгалтером делаются проводки:
Д-т 20 К-т 96 = 4 000 руб. – формируем резерв предстоящих расходов по отпускным для Кориковой И.
Д-т 09 К-т 68 = 800 руб. (4 000 руб. х 20%) – показан отложенный налоговый актив.
Очередной отпуск Кориковой И. в 2012 году начался в сентябре, а закончился в октябре. Отпускные для Кориковой И. составили 40 000 руб. Эта сумма распределилась между месяцами: 13 000 руб. – за сентябрьскую часть отпуска и 27 000 руб. – за октябрьскую часть.
В налоговом учете за сентябрь учтены расходы в сумме 13 000 руб.
В сентябре бухгалтером сделаны проводки:
Д-т 68 К-т 09 =2 600 руб. (13 000 руб. х 20%) – уменьшен отложенный налоговый актив;
Д-т 96 К-т 70 = 40 000 руб. – Начислены отпускные за счет резерва
В налоговом учете за октябрь учтены расходы в сумме 27 000 руб.
В октябре бухгалтером сделана проводка:
Д-т 68 К-т 09 = 5 400 руб. (27 000 руб. х 20%) – уменьшен отложенный налоговый актив.
Расчет страховых взносов для переходящих отпусков.
Какие взносы начисляются на отпускные? На отпускные начисляются взносы во внебюджетные фонды, а именно: пенсионные, медицинские, взносы на несчастные случаи и на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Страховые взносы с отпускных необходимо перечислить до конца того месяца, в котором они начислены. В нашем примере в ситуации с переходящим отпуском, который начался в сентябре и закончился в октябре, взносы нужно начислить в сентябре в полном объеме, а деньги в фонды перечислить по окончании сентября.
В какой момент необходимо отнести взносы с отпускных на затраты?
Для целей налогового учета компании, применяющие кассовый метод, учитывают страховые платежи в момент их уплаты. Фирмы, применяющие метод начисления – в момент, когда взносы начислены. То есть, если отпуск «переходит» с сентября на октябрь, то при методе начисления страховые взносы не нужно дробить, а включить полностью в сентябрьские затраты (письмо Минфина №03-03-06/1/804 от 23.12.10).
Для отражения взносов в бухгалтерском учете, нужно поразмыслить, поскольку ясной картины в законодательстве нет. Одни специалисты, руководствуясь ПБУ 8/2010, считают, что взносы с отпускных учитываются так же, как и сами отпускные, создавая резерв на основании ПБУ 8/2010. Другие утверждают, что взносы нельзя отнести к оценочным обязательствам, так как обязанность по их уплате не возникает в результате произошедших событий в прошлом, а появляется при начислении отпускных. Следовательно, при учете взносов, положение ПБУ 8/2010 не применяется, поэтому учесть их в затратах нужно в том месяце, когда работник уходит в отпуск.
Конечно, второй способ показывает более правильную картину хозяйственной деятельности, но этот способ еще больше усложняет и без того нелегкий учет. Ко всему прочему, необходимо учесть налогооблагаемые временные разницы и отложенные налоговые обязательства.
Продолжение примера 1.
На отпускные Кориковой начислены страховые взносы по общему тарифу 35%. (учитывая взносы на несчастные случаи)
В налоговом учете за сентябрь учтены расходы в размере 14 000 руб. (40 000 руб. х 35%).
В сентябре сделаны проводки:
Д-т 76 К-т 69 = 14 000 руб. – начисление взносов в фонды на отпускные Кориковой;
Д-т 20 К-т 76 = 4 550 руб. (13 000 руб. х 35%) – страховые взносы отражены в расходах компании за дни, которые приходятся на сентябрь;
Д-т 68 К-т 77 = 1 890 руб. ((14 000 – 4 550) руб. х 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство.
В октябре сделаны проводки:
Д-т 20 К-т 76 = 9 450 руб. (27 000 руб. х 35%) – страховые взносы отражены в расходах компании за дни, которые приходятся на октябрь;
Д-т 77 К-т 68 = 1 890 руб. – погашено отложенное налоговое обязательство.
Налог на доходы физических лиц по переходящим отпускам.
Налог на доходы с физических лиц с отпускных необходимо перечислить либо в день получения денег в банке, либо в день перечисления денег на карточку работника (письмо Минфина России № 03-04-08/8-139). Таким образом, в ситуации с отпуском, переходящим с сентября на октябрь, НДФЛ следует перечислить в сентябре.
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Вопросы того, как проводится бухгалтерский и налоговый учет переходящего отпуска в 2018 году актуальны для многих бухгалтеров и, тем более, работодателей и предпринимателей, у которых нет отдельных специалистов. А ведь вопрос того, как платить НДФЛ и отразить переходящий отпуск в отчетности 6-НДФЛ крайне важен, особенно при учете налога на прибыль, для которого важна расходная составляющая в документах организации.
Переходящий отпуск - что это такое, правовые нормы
Для большинства простых сотрудников в Российской Федерации понятие переходящего незнакомо и не представляет абсолютно никакого интереса. В то же время для работников бухгалтерии или просто лиц, ответственных за ведение бухучета на предприятии, этот вопрос является достаточно актуальным и зачастую сложным.
Под переходящим отпуском подразумевается предоставление отпуска, который приходится на несколько различных периодов отчетности одновременно - как на разные календарные месяцы, так и на различные кварталы или даже календарные года , ведь работники могут взять отпуск и на срок, например, с середины декабря по середину января.
Обратите внимание - получение отпуска является, согласно положениям, изложенным в Трудовом кодексе РФ, неотъемлемым правом каждого трудящегося, и во многих ситуациях откладывать или переносить отпуска сотрудников ради обеспечения удобства бухгалтерского учета может быть незаконно. В то же время, некоторые работодатели стараются заранее утвердить так, чтобы исключить или минимизировать ситуации с переходящими отпусками - подобный подход не является незаконным и может быть реализован на практике без последствий.
С точки зрения же законодательства, вопросы непосредственно ведения бухгалтерского и налогового учета переходящих отпусков отражены в Налоговом кодексе, а также в Федеральном законе №402 от 06.12.2011, посвященном бухгалтерскому учету. Указанных в них нормативов достаточно, чтобы точно и достоверно понимать принципы, соответственно которым оформляются все необходимые проводки и отчетные документы в случае возникновения ситуации с необходимостью начисления работникам и подачи отчетности при переходящем отпуске.
Особенности бухгалтерского и налогового учета переходящего отпуска в 2018 году
С точки зрения налогообложения в Российской Федерации, в 2018 году налоговый учет переходящего отпуска может вызывать сложности в первую очередь в ситуациях, когда работодатель уплачивает налог исходя из разницы между расходами и доходами предприятия - то есть, является плательщиком налога на прибыль. В таком случае, ему для уменьшения налогооблагаемой базы необходимо подтверждать наличие определенных расходов на оплату труда, к которым относится выплата отпуска. И если отпуск приходится на два различных квартала, многие работодатели не знают, как именно следует проводить учет подобных затрат.
Однако с точки зрения трудового законодательства, все должны быть выплачены трудящемуся не позднее, чем за три дня до начала отпуска. А Налоговый кодекс требует уплачивать НДФЛ полностью с каждой суммы, подлежащей подобному налогообложению. Соответственно, все расходы и налоги будут уплачиваться исключительно в период, когда работнику выдавались отпускные.
Министерство Финансов считает, что относить к расходам на оплату труда отпускные, если они относятся к различным отчетным периодам, нужно соответственно разделяя их между этими периодами. Однако мнение ФНС иное - оно требует относить расходы к тому периоду, в котором их фактически понес работодатель, то есть - осуществил выплату отпускных. Учитывая, что налоговый учет, надзор и контроль выполняет ФНС, российские работодатели стремятся исполнять требования именно этого органа, а не рекомендации Минфина.
Вопросы же с уплатой НДФЛ также являются актуальными в случае выплаты отпускных при переходящих отпусках. Так, законодательством установлено одно основное требование - НДФЛ должен быть уплачен до последнего числа того месяца, в который были выплачены отпускные. И это следует учитывать российским работодателям в обязательном порядке.
Страховые взносы также начисляются на отпускные в полном объеме - их работодателю следует оплатить до 15 числа следующего месяца, за месяцем, в котором были оплачены отпускные работника.
Единственный вопрос, касающийся бухгалтерского и налогового учета переходящего отпуска в 2018 году, который может интересовать работников - это порядок применения при переходящем отпуске. Использовать свой вычет сотрудник может только в отношении одной из сумм - либо отпускных, либо полученной в этом месяце заработной платы по своему выбору.
Как отразить переходящий отпуск в 6-НДФЛ
Для бухгалтеров немаловажное значение имеет также порядок того, как отразить переходящий отпуск в 6-НДФЛ. Форма 6-НДФЛ является основным общим документом, отражающим обязанности по уплате налогов на доходы физических лиц работодателем, как представителем работника и его контрагентом. Правовое регулирование этой справки и порядка ее подачи обеспечивается положениями Приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/450 от 14.10.2015. Подается эта отчетность в электронном виде по каждому обособленному подразделению, но работодателям, численность трудящихся которых составляет менее 25 человек, разрешается подавать её и в бумажном виде.
На практике, подача данной отчетности проводится по принципам, изложенным выше. То есть, отражаются расходы на выплату НДФЛ сотрудникам при переходящем отпуске в том месяце и отчетном периоде, когда работнику фактически были начислены отпускные.
Таким образом, вопрос отражения переходящего отпуска в бухгалтерском и налоговом учете имеет достаточно простое решение и зная основные принципы подачи отчетности, работодателям и бухгалтерам не следует переживать о возможном совершении каких-либо критических ошибок.
Налоговый учет переходящего отпуска
Бухгалтеры регулярно рассчитывают отпускные выплаты. Но нередко, когда отпуск у сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, по этим расчетам возникают вопросы. Рассмотрим, как определяются размеры выплаты при переходящих отпусках, когда отпуск работника составляет несколько месяцев, а также как учесть переходящую часть отпуска в налоговом учете.
Налог на прибыль. Если организация применяет кассовый метод признания доходов и расходов, тогда сумма отпускных полностью отражается в составе расходов в период ее выплаты (п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ (НК РФ)).
Если же используется метод начисления, то по вопросу учета переходящего отпуска существуют две точки зрения:
- учитывается пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период;
- учитывается единовременно в момент начисления.
Первой точки зрения придерживается Минфин России, обосновывая ее следующим:
- согласно п. 1 ст. 272 НК РФ при методе начисления расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств;
- расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со ст. 255 НК РФ расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
На основании этого Минфин России сделал вывод, что сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (Письма Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362, от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323, от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288). Налоговые органы придерживаются такой же позиции (Письма Управления ФНС России по г.
Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463, от 06.08.2008 N 21-11/073877.2@).
Единовременное списание отпускных в момент их начисления поддержали арбитры. Они считают, что п. 4 ст. 272, п. 7 ст. 255 НК РФ не ставят момент признания расходов в виде отпускных в зависимость от периода, за который производится выплата. При этом согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за 3 дня до его начала. Арбитры считают, что из буквального толкования ст.
Переходящие отпуска в налоговом учете
272 НК РФ не следует, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. Суды пришли к выводу, что расходы за отпуск, приходящийся на другой налоговый период, должны быть признаны расходами предыдущего налогового периода в полном объеме без деления на части (Постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09, Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9111/08-С3 и Западно-Сибирского округа от 23.01.2008 N Ф04-222/2008(688-А27-37), Ф04-222/2008(741-А27-37)).
У организации, принявшей решение единовременно признать в расходах всю сумму начисленных отпускных, скорее всего, возникнет спор с налоговой инспекцией. Но арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика. Если же организация последует рекомендациям налоговых органов и отпускные учтет в расходах разных периодов, в этом случае в бухгалтерском учете нужно будет начислить отложенный налоговый актив.
Упрощенная система налогообложения. Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), затраты признают после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ применяющие налогообложение "доходы минус расходы" при определении налоговой базы по налогу могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда.
В связи с этим сумма начисленных отпускных полностью признается в расходах в том периоде, в котором фактически осуществляется их выплата (Письмо Минфина России от 08.06.2011 N 03-11-06/2/90).
Налог на доходы физических лиц. Сотруднику, уходящему в очередной оплачиваемый отпуск, при выплате отпускных начисляется налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Налоговая база определяется с учетом предоставленных стандартных налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ. Возникает вопрос: при оплате переходящего отпуска предоставляется ли стандартный налоговый вычет за следующие месяцы, в которых сотрудник будет находиться в отпуске?
Стандартные налоговые вычеты при определении налоговой базы учитываются налоговым агентом нарастающим итогом с начала года. В месяце выплаты отпускных вычет должен быть предоставлен за текущий месяц. За следующие месяцы вычеты будут учтены налоговым агентом в том месяце, за который они начислены (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-04-06/8-134).
По поводу времени перечисления удержанного НДФЛ нужно учесть следующее. НДФЛ необходимо удерживать из доходов физического лица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило применяется в совокупности с положениями ст. 223 НК РФ, устанавливающей момент фактического получения дохода физическим лицом.
При получении налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда датой фактического получения дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 ТК РФ). Следовательно, отпускные не являются оплатой труда. Следовательно, дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, независимо от того, за какой месяц они были начислены. Данный вывод содержится в Письмах Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49, ФНС России от 10.04.2009 N 3-5-04/407@, от 09.07.2008 N 3-5-04/238@, от 09.01.2008 N 18-0-09/0001, Управления ФНС России по г. Москве от 23.03.2010 N 20-15/3/030267@ и от 11.02.2009 N 20-15/3/011795@.
Некоторым налогоплательщикам в судах удалось доказать, что оплата отпуска относится к заработной плате работника. При получении отпускных датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается не день выплаты, а последний день месяца. Такой вывод сделан в Определении Высшего Арбитражного Суда РФ от 15.11.2010 N ВАС-14698/10 и Постановлениях Федерального арбитражного суда: Северо-Западного округа от 30.09.2010 N А56-41465/2009 и Уральского округа от 05.08.2010 N Ф09-9955/09-С3. Если же организации не готовы спорить с налоговой инспекцией, значит, НДФЛ следует перечислить в день выплаты дохода.
Страховые взносы. Суммы начисленных отпускных — это выплаты, начисляемые страхователем в рамках трудовых отношений. Следовательно, данные выплаты облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в Пенсионном фонде РФ, обязательное медицинское страхование в Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в Фонде социального страхования РФ (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее — Закон N 212-ФЗ)).
Датой осуществления выплат считается день начисления вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 11 Закона N 212-ФЗ). Следовательно, начислять страховые взносы необходимо на всю сумму начисленных отпускных. Начисленные страховые взносы подлежат уплате в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж (п. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).
Суммы начисленных отпускных, начисляемые страхователем в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее — Закон N 125-ФЗ)).
Перечислять суммы страховых взносов на травматизм работодатель должен ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Закона N 125-ФЗ).
Таким образом, перечислить страховые взносы на травматизм, исчисленные с оплаты переходящего отпуска, нужно вместе со всей суммой страховых взносов, исчисленной с начисленных выплат работникам. Делать это необходимо в день списания с расчетного счета средств на выплату заработной платы работникам.
Список литературы
- Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
- О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
- Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
- Письмо Минфина России от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288.
- Письмо Минфина России от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323.
- Письмо Минфина России от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362.
- Письмо Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107.
- Письмо Минфина России от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804.
- Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 06.08.2008 N 21-11/073877.2@.
- Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463.
- Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
Л.А.Лебедкина
Эксперт по вопросам
бухгалтерского учета и налогообложения
Первый Дом Консалтинга
"Что делать Консалт"
Нередко отпуск работника начинается в одном отчетном периоде, а заканчивается в другом. Как учесть сумму отпускных? Нужно ли разбивать ее на две части? Да, утверждает Минфин. Вовсе не обязательно — парируют эксперты.
Трудовой кодекс обязывает работодателя произвести оплату ежегодного отпуска не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК). То есть рассчитать и выплатить работнику отпускные необходимо единовременно, независимо от того, на сколько месяцев распределится его отпуск. А вот как провести начисление отпускных — вопрос открытый.
Варианты учета
В налоговом учете порядок признания расходов по переходящему отпуску зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет фирма.
Используя расчет отпускных кассовым методом, то отпускные включаются в расходы разом, в момент их фактической выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК). Налоги, начисляемые на сумму отпускных, уменьшают налоговую прибыль в момент их уплаты (п. 3 ст. 273 НК).
При методе начисления следует обратиться к правилам пункта 4 статьи 272 Налогового кодекса. Эта норма устанавливает, что расходы на оплату труда (к которым относятся и отпускные) признаются ежемесячно, исходя из начисленных в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса сумм.
Допустим, что отпуск А.И. Безмятежного приходится на период с 24 сентября 2007 г. по 21 октября 2007 г. Отпускные в сумме 14 000 рублей начислены и выплачены работнику 20 сентября. При буквальном соблюдении положений пункта 4 статьи 272 Налогового кодекса начисленная сумма отпускных должна быть признана в составе расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, в сентябре 2007 года. Соответственно с полной суммы начисленной оплаты отпуска следует рассчитать ЕСН, взносы на травматизм, пенсионные взносы и НДФЛ. В этом случае и начисления всех зарплатных налогов и взносов будут показаны в отчетности за III квартал 2007 года.
Однако чиновники Минфина с этим не согласны. В письме от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641 они ссылаются на пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса, в котором говорится, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся.
В нашем примере очевидно, что часть отпускных «относится» к периоду с 24 по 30 сентября, а другая часть — к периоду с 1 октября по 21 октября 2007 года. Представители Минфина считают, что сумму переходящих отпускных необходимо разделить пропорционально количеству дней отпуска, приходящихся на каждый отчетный период. В примере на 7 дней сентября приходится 3500 руб.
Переходящие отпуска в 2018 году: в 6-ндфл бухгалтерский учет (проводки) налоговый учет
(14 000 руб.:28 дней? 7 дней) отпускных, соответственно на 21 день октября — 10 500 руб. (14 000 руб.: : 28 дней? 21 день).
Арбитражная практика
Примеры из арбитражной практики показывают, что у налогоплательщиков есть шанс не согласиться с позицией Минфина, т. е. не разбивать суммы, начисленные в оплату переходящих отпусков, на две части. Так, например, в постановлении от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) арбитры ФАС Западно-Сибирского округа пришли к выводу, что фирма обоснованно отнесла в уменьшение налогооблагаемой прибыли текущего года сумму отпускных, начисленных в декабре по отпускам, приходящимся на декабрь — январь.
Аналогичное решение приняли и судьи ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 30 мая 2007 г. № Ф03-А24/07-2/1446. Суд счел, что налогоплательщик правомерно признал в качестве расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, полную сумму начисленных отпускных.
«Дробление» ЕСН
Как же в этом случае быть с ЕСН? Согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса на выплату в пользу работника, не уменьшающую облагаемую базу по налогу на прибыль, ЕСН не начисляется. Если вернуться к нашему примеру, то, следуя логике Минфина, в сентябре ЕСН необходимо начислить только на 3500 рублей.
Однако еще в письме от 11 июня 2002 г. № 28-11/26610 чиновники УМНС по г. Москве указывали, что ЕСН в такой ситуации следует начислить сразу на всю сумму отпускных, не разбивая на две части. Перечислить ЕСН с суммы оплаты переходящего отпуска необходимо до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он начался (п. 3 ст. 243 НК).
«Переходящий» НДФЛ
Оплата переходящего отпуска — это доход работника, часть которого относится к будущему периоду. Этот доход облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Удержать НДФЛ необходимо со всей суммы отпускных при их выплате (п. 4 ст. 226 НК).
При расчете НДФЛ по переходящему отпуску налоговый агент вправе применить все положенные работнику вычеты за весь период с начала года, включая и еще не наступивший месяц, на который приходится вторая часть отпуска.
В разделе 3 формы 2-НДФЛ, утвержденной приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, сумму удержанного налога следует отразить целиком в том месяце, когда отпускные были выплачены. А начисленный налог придется разбить на две части (п. 3 ст. 226 НК). В месяце выплаты отпускных сумма удержанного НДФЛ будет больше суммы начисленного. Эту разницу необходимо показать в строке «долг по налогу за налоговым агентом». В следующем месяце ситуация будет обратная, долг погасится. При этом бухгалтеру необходимо отследить, не потерял ли работник право на вычеты в месяце завершения отпуска. Если это право утрачено, то сумму вычетов и удержанного налога придется пересчитать.
Ольга Островская
Информационное Агентство "Финансовый Юрист"
Отпуск сотрудника нередко начинается в одном налоговом периоде, а заканчивается в другом. Как оплатить такой переходящий отпуск, не всегда очевидно. Сложные ситуации разберем на примерах.
Как при переходящем отпуске удержать и заплатить НДФЛ
Вне зависимости от того, переходящий отпуск или нет, его нужно оплатить не позднее чем за три дня до начала (ст. 136 ТК РФ). И не забыть удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ).
C 1 января 2016 года уточнены даты удержания и перечисления НДФЛ налоговыми агентами, тем самым устранены прежние разночтения. Налоговые агенты обязаны перечислить НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Иными словами, бухгалтер должен перечислить НДФЛ с отпускных в том месяце, когда отпускные были начислены и выплачены. Тот факт, что работник отправится в отпуск в следующем месяце, значения не имеет.
Пример 1
Работник ООО «Радуга» Савельев В.К. уходит в отпуск на 14 календарных дней, с 28 марта 2016 года по 10 апреля 2016 года. Отпускные Савельеву должны быть выплачены не позднее 25 марта 2016 года, НДФЛ необходимо перечислить не позднее 31 марта 2016 года.
При определении налоговой базы по НДФЛ работник может претендовать на стандартные налоговые вычеты за каждый месяц налогового периода, на детей или на себя (ст. 218 НК РФ). При этом закон не устанавливает, из каких именно доходов работодатель должен предоставлять такие вычеты. Получается, что вычет может быть предоставлен как с отпускных, так и с заработной платы, но только раз в месяц.
Когда при переходящем отпуске начислять и платить страховые взносы
Страховые взносы в ПФР и ФСС начисляются вместе с отпускными (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Перечислить взносы, начисленные на отпускные, нужно вместе со страховыми взносами, начисленными на заработную плату, но не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены отпускные (ч. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Взносы «на травматизм» страхователь уплачивает не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, в котором начислены взносы (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Таким образом, вне зависимости от даты того, когда начислены отпускные за переходящий отпуск, страховые взносы «на травматизм» нужно перечислить вместе со взносами на заработную плату (письмо ФСС России от 16 декабря 2014 г. № 17-03-09/08-4428П).
Важно!
Суммы отпускных на время лечения профзаболеваний или травм, полученных на производстве, НДФЛ и взносами не облагаются. То же касается проезда к месту лечения и обратно (ст. 217 НК РФ; п. 1 ч.1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 202. Закона № 125-ФЗ).
Как оплату переходящего отпуска отражать в налоговом учете
При расчете налога на прибыль в расходах учитываются суммы отпускных и начисленные на них страховые взносы (п. 2 ст. 255, подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Когда компания применяет кассовый метод, отпускные и страховые взносы на них учитываются в расходах в момент фактической выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273, подп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления оплата за переходящий отпуск распределяется между периодами, на которые приходится отпуск (письма Минфина России от 21 июля 2015 г. № 03-03-06/1/41890 , от 15 июля 2015 г. № 03-03-06/40536). Что касается страховых взносов, начисленных на отпускные, то они учитываются в расходах на дату их начисления, независимо от того, на какие периоды приходятся дни отпуска (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 9 июня 2014 г. №03-03-Р327643, от 23 декабря 2010 г. №03-03-06/1/804).
Пример 2
Работник ООО «Радуга» Козинцев М.М. уходит в отпуск на 14 календарных дней с 28 марта 2016 года по 10 апреля 2016 года. Расчетный период - с 1 января 2015 года по 29 февраля 2016 года включительно. Расчетный период отработан не полностью:
- в июле 2015 Козинцев находился в командировке с 21 по 25 (5 дн.);
- в январе 2016 на больничном листе с 14 по 23 (10 дн.).
Эти периоды не включаются в расчет. Начисленные суммы зарплаты за все месяцы, кроме июля и января, составили 20 000 руб., в июле 2015 года - 18 500 руб., в январе 2016 года - 15 500 руб. У работника есть несовершеннолетний ребенок. Приведем последовательность действия бухгалтера.
1. Сумма выплат, учитываемых для отпускных, — 234 000 руб. (20 000 руб. × 10 мес. + 18 500 руб. + 15 500 руб.).
2. Общее количество календарных дней за расчетный период — 337,4 дня. Для июля — 24,6 дн. ((31 - 5) × 29,3: 31); для января - 19,8 дн. ((31 - 10) : 29,3 × 31), для остальных месяцев, участвующих в расчете — 29,3 дня.
3. Средний дневной заработок — 693,54 руб. (234 000 руб. :337,4 дн.).
4. Общая сумма отпускных составит 9709,56 руб. (март — 2774,16 руб., апрель — 6935,40 руб.)
При выплате отпускных у Козинцева нужно удержать НДФЛ.
Отчисления страховых взносов на отпускные составят 3107,06 руб. (9 709,56 руб. × 32%).
В расчете налогооблагаемой прибыли за 1 квартал 2016 года учитываются:
- отпускные за март — 2774,16 руб.;
- страховые взносы со всей суммы отпускных — 3107,06 руб.
Отпускные за апрель в сумме 6935,40 руб. будут учтены при расчете налога на прибыль за полугодие 2016 года.
Важно!
Порядок расчета среднего заработка закреплен «Положением об особенностях порядка расчета среднего заработка» (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Расчет ведется путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ). Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Как списать расходы на переходящий отпуск за счет резерва
Резерв по отпускам создается для равномерного учета расходов. В бухгалтерском учете формировать его обязательно (п. 5, п. 8 ПБУ 8/2010). Исключение сделано только для субъектов малого предпринимательства. В налоговом учете резерв формируется на усмотрение организации (п. 24 ст. 255, ст. 324 НК РФ). Резерв на оплату отпусков создается с учетом налогов и взносов, которые необходимо начислять на отпускные.
Право на отпуск за первый год работы у конкретного работодателя возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется работнику и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, у сотрудника, уходящего в отпуск, резерв на оплату отпусков может не полностью покрыть сумму отпускных и страховых взносов, причитающихся к начислению. Непокрытая часть выплат относится на расходы организации.
Пример 3
Сотрудник ООО «Радуга» Мельников Н.Н., работающий в организации с 15 июня 2015 года, уходит в отпуск на 14 дней с 28 марта 2016 года по 10 апреля 2016 года. Заработная плата Мельникова за июнь 2015 года составила 12 000 руб. В феврале 2016 года сотрудник был на больничном с 15 по 24 (10 дн.). Заработная плата за февраль составила 15 000 руб., за остальные месяцы - 20 000 руб. Детей у Мельникова нет.
В ООО «Радуга» формируется резерв по отпускам, на момент ухода Мельникова в отпуск начислен резерв в сумме 5 800 рублей. Этой суммы недостаточно для покрытия отпускных, приходящихся на март (с учетом страховых взносов).
1. Сумма выплат, учитываемых для отпускных, — 167 000 руб. (12 000 руб. +7 мес. + 20 000 руб. +15 000 руб.).
2. Общее количество календарных дней за расчетный период — 239,92 дн. (15,62 дн. — за июнь 2015 года ((30 - 14) × 29,3: 30); 19,20 дн. — за февраль ((29 - 10) × 29,3: 30), за июль 2015 года - январь 2016 года — 205,10 (7 × 29,3)).
3. Средний дневной заработок — 696,06 руб. (167 000 руб. : 239,92).
4. Сумма отпускных — 9744,84 руб. (за март — 2784,24 руб., за апрель — 6960,60 руб.), к выплате за минусом НДФЛ (1267) причитается 8477,84 руб.
5. Страховые взносы составляют 3118,35 руб. (за март — 890,96 руб., за апрель — 2227,39 руб.).
6. Часть отпускных и страховых взносов, относящаяся к выплатам за март в сумме 5 800 будет начислена за счет резерва по отпускам, а оставшаяся часть в сумме 102,59 руб. (2784,24 + 3118,35 - 5800) отнесена на расходы.
Апрельская часть отпускных 6960,60 руб. будет учтена в расчете налога на прибыль за полугодие.
Работник заболел в переходящем отпуске. Какие нужны корректировки
Находясь в отпуске, сотрудник может заболеть и представить в организацию больничный лист. Тогда по согласованию с работником отпуск продлевается или переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ).
Независимо от того, продлевается или переносится переходящий отпуск из-за болезни, пособие по временной нетрудоспособности начисляется и оплачивается в обычном порядке. Переносить или продлевать отпуск не придется, если сотрудник взял больничный:
- по уходу за членом семьи, в том числе за ребенком;
- когда находился в оплачиваемом ученическом отпуске или отпуске за свой счет;
- когда находился в отпуске с последующем увольнением.
При переносе отпуска начисленные суммы отпускных и страховых взносов сторнируются. Если же предоставляется отпуск, который не был отгулян, то сумму отпускных и страховых взносов нужно рассчитать заново, исходя из нового расчетного периода.
При продлении отпуска пересчитывать отпускные не нужно, так как дни временной нетрудоспособности не включаются в расчет среднего заработка. Дни болезни исключаются из расчетного периода, следовательно, сумма отпускных не изменится. Кроме того, если отпускные полностью начислены из средств резерва по отпускам, то не нужно корректировать и расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль. В противном случае, если продление отпуска переходит на другой период, придется провести корректировки.
Пример
Воспользуемся условиями примера 2.
Работник ООО «Радуга» Козинцев М.М. заболел в отпуске. До окончания отпуска он сообщил, что 30 марта 2016 года взял больничный лист и хочет продлить время отпуска. Больничный лист закрыт 5 апреля 2016 года. Таким образом, сотруднику продлевается отпуск до 16 апреля 2016 года. Следовательно, потребуется пересчитать расходы: за март уменьшить, а за апрель увеличить на сумму 1387,08 руб. (693,54 руб. × 2 дн.). Пересчитывать страховые взносы не нужно, поскольку начало отпуска приходится на март, то взносы признаются в расходах на дату начисления.
Наталья НАСИБОВА
,
эксперт сервиса «Контур.Норматив» компании СКБ Контур
Вопрос
Ответ
Расчетный период
Расчетный период для отпускных — это 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если работник уходит в отпуск в июне, то расчетный период — 12 месяцев с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения о среднем заработке).
Заработок для отпускных
В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. То есть это зарплата, премии, гонорары, надбавки и прочее. Учитывайте также компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, — районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно. Полный перечень выплат приведен в п. 2 Положения N 922.
Средний дневной заработок
Идеальная ситуация — человек полностью отработал расчетный период и трудится больше года. Тогда средний дневной заработок считать просто. Заработок за расчетный период поделите на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Так предусмотрено ч. 4 ст. 139 Трудового кодекса РФ.
А вот если расчетный период отработан не полностью, сперва нужно определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Формула такая:
Кн = 29,3: Кп x Кдн,
где: — Кн — количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце;
— Кп — количество календарных дней месяца;
— Кдн — количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце.
Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определите за каждый из них, а затем суммируйте. Так будет получен показатель «количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах».
Зсрд = Зр: ((29,3 x Мп) + Кн)),
где: — Зсрд — среднедневной заработок;
— Зр — заработок за расчетный период;
— Мп — количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода;
— Кн — количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце).
6-НДФЛ
Начисленные, но не выплаченные отпускные отражать в 6-НДФЛ не надо (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС от 25.01.2017 N БС-4-11/1250@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 12)).
Выплаченные отпускные включайте в разд. 1 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. А в разд. 2 — за квартал, когда НДФЛ с отпускных надо перечислить в бюджет (Письмо ФНС от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@). В вашем случае это 1 квартал (март).
В строках 020 и 130 указывайте всю начисленную сумму отпускных вместе с НДФЛ (п. п. 3.3, 4.2 Порядка заполнения расчета).
В строках 100 и 110 укажите дату выплаты отпускных. А в строке 120 — последнее число месяца, в котором они выплачены. Если последний день месяца приходится на выходной, то в строке 120 надо указать первый следующий за ним рабочий день (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС от 01.08.2016 N БС-3-11/3504@).
Смежные вопросы:
-
Срочно нужен схематичный расчет отпускных (сотрудник работает с 15.12.2015 и идет в отпуск в июле 2017) и больничных листов. Спасибо.
✒ Согласно Конституции, в России каждый работающий человек имеет…... -
Расчет компенсации при увольнении сотрудника производится в следующем порядке: Определяем отпускной стаж работника (сколько лет и месяцев человек работал в вашей организации). Когда в расчете есть неполный месяц, то (п.…... -
Что входит в стаж работы для начисления дополнительного отпуска за вредные условия труда.
✒ Работнику, который трудится во вредных (опасных) условиях труда, за каждый его рабочий год предоставляется дополнительный…... -
Пожалуйста, пришлите консультации с ссылками на законодательство по следующим вопросам по предоставлению и расчету ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам: 1.сотрудник проработал в организации менее 6 месяцев 1.1 — на каком…...
